سيستم مديريت محتوا (Content Management System) يك برنامه رايانه‌اي است كه امكان انتشار، ويرايش و مديريت محتوا، سازماندهي، حذف و نگهداري از طريق يك رابط مركزي را فراهم مي‌كند. يك سيستم مديريت محتوا از دو عنصر تشكيل شده است:

1- نرم‌افزار مديريت محتوا، كه به مدير محتوا يا نويسنده، كه ممكن است دانش لازم در مورد زبان نشانه گزاري (HTML) را نداشته باشد، اجازه مي‌دهد تا ايجاد، ويرايش و حذف محتواي يك وب سايت را بدون نياز به تخصص يك وب مستر ( طراحان وب سايت يا مديران وب‌سايت و وبلاگ) مديريت كند.

2- نرم‌افزار تحويل محتوا ، كه با تفسير و استفاده از آن اطلاعات وب سايت را بروز رساني مي‌كند.

سيستم مديريت محتوا از دهه ي نود ميلادي به وجود آمد. از رايج ترين سيستم هاي مديريت محتوا كه به صورت عمومي و رايگان استفاده مي شوند، مي توان به جوملا و همچنين وردپرس اشاره كرد كه در طراحي وب سايت استفاده مي شود.

بسياري از شركت ها در انجام دادن بروزرساني ها روي وب سايت خود با مشكل مواجه هستند. بيشتر اوقات هم در بارگزاري كردن مطالب روي وب سايت به وسيله ي سرويس هاي عمومي تاخير پيش مي آيد. به همين دليل مخاطبين و يا مشتريان نمي توانند مطالب بروز را روي سايت ببينند. اين امر باعث مي شود كه سايت گوگل براي ليست كردن وب سايت اين شركت ها در ليست جستجوي كاربران، آن ها در اولويت نمايش قرار ندهد.

يك سيستم مديريت محتوا كه داراي طراحي ساده است، به كساني كه هيچ گونه دانش برنامه نويسي يا طراحي وب سايت ندارند كمك مي كند كه مطالب خود را با سرعت زياد بر روي وب سايت شركت يا خودشان بارگزاري كنند. اين موضوع در شركت هاي طراحي وب سايت و يا در بخش فناوري اطلاعات شركت ها باعث مي شود كه تماس هاي غير ضروري به حداقل برسد و در نتيجه بازده كاري بالا برود. بارگزاري با حداكثر سرعت ممكن در هر وب سايتِ حرفه اي، نكته اي كليدي مي باشد.

براي برخي از شركت ها داشتن سايتي كه خودشان بتوانند كارهاي مربوط به طراحي وب سايت را روي آن انجام دهند راهكار خوبي به نظر مي رسد. ولي در هر صورت مشورت با شركت هاي حرفه اي طراحي وب سايت براي طراحي سايت و گسترش دادن آن امري ضروري است. توجه داشته باشيد كه در طراحي سايت، داشتن ظاهر خوب مهم است ولي همه ي موضوع نيست. سايت شما بايد به صورت مداوم آناليز و بروز شود تا ميزان مخاطبان يا مشتريان شما بيشتر و بيشتر شود. استفاده ي درست از كلمات كليدي در طراحي وب سايتتان باعث مي شود كه بيشتر ديده شويد.

نكته ي بسيار مهم ديگر: با توجه به رايج شدن بسيار زيادِ استفاده از گوشي هاي هوشمند همراه به جاي كامپيوترهاي شخصي و لپ تاپ ها، طراحي سايت شما بايد به گونه اي انجام شود كه روي صفحه ي تمام موبايل ها (با سيستم هاي عامل گوناكون) نيز به وضوح نمايش داده شود.

در آخر لازم به ذكر است كه اگر در زمينه ي طراحي وب سايت درست اقدام كنيد، تمامي هزينه هاي طراحي شما با سودي كه از طريق افزايش رنك شما بدست مي آيد جبران مي شود. دليل اين موضوع هم ساده است با افزايش رنك، شما راحت تر در موتورهاي جستجو گر مثل گوگل توسط افراد ديده مي شويد. در نتيجه ميزان مخاطبين و مشتريان شما هم روز به روز بالا مي رود.

پيشنهاد ما به شما استفاده از يك سيستم مديريت محتواي قوي و شخصي است، البته به همراه كمك گرفتن از تجربه ي طراحان حرفه اي سايت براي داشتن يك وب سايت ريسپانسيو است. متخصصين سئو براي انجام مراحل بهينه سازي روي سايت شما و در نتيجه افزايش يافتن رنك وب سايت به شما كمك خواهند كرد.

امروزه با توجه به بازخورد مثبتي كه از استفاده كاربردي اتوماسيون ها بدست آمده است، بسياري از دفاتر و مجموعه هاي كوچك و متوسط را به سمت توليد اتوماسيون هاي اداري جهت بهينه سازي فعاليت هاي اداري روزمره خود هدايت كرده است. اتوماسيون هاي اداري ويژه دفاتر گردشگري، موسسات آموزشي و مجموعه هاي مستقل خبرگزاري، نمونه هايي از اين گونه مجموعه هايي است كه از اتوماسيون اداري بهره مند شده اند.

به مجموعه نرم افزار ها و سخت افزار هايي اشاره دارد كه هدف آنها متمركز سازي، خودكار كردن، ساده سازي و در كل ايجاد يك روند از پيش تعيين شده سيستمي است كه كليه كاربران يك مجموعه از آن جهت انجام امور خود استفاده مي نمايند. با پيشرفت چشم گير فناوري در سال هاي اخير، اغلب اتوماسيون هاي اداري كاملا نرم افزاري شده اند و به تازگي به صورت اپليكيشن هاي موبايل نيز در اختيار كاركنان مجموعه ها قرار مي گيرد.

 

از ويژگي هاي يك اتوماسيون اداري مناسب، ذخيره اطلاعات عمومي و محرمانه يك سازمان به صورت متمركز است كه به انواع روش هاي به روز رمزگزاري داده در سرور هاي سازمان ثبت مي شوند و اعضا با توجه به سطوح دسترسي و پست هاي سازماني خود، اطلاعات را جستجو و دريافت مي نمايند.

استفاده به جا و بهينه از داده ها از نياز هاي اصولي هر مجموعه و كسب و كار فعالي است. امروزه ايجاد فرايند هايي كه داده را به اطلاعات مفيد ( Knowledge ) و قابل استفاده تبديل كند از ضرورت هاي اساسي سازمان ها است كه توسط اتوماسيون هاي اداري يكپارچه قابل انجام است.

از اهداف اصلي هر اتوماسيون اداري، مديريت ارتباطات و تبادل داده ها بين اعضاي سازمان است. اين انتقال اطلاعات بايستي در بستري ساده، سريع و دقيق باشد تا اطلاعات به بهترين نحو ممكن در بين اعضا تقسيم شود.

كاهش خطا از اساسي ترين نتايج مورد هدف هر سازماني در هنگام استفاده از اتوماسيون هاي اداري است و اين گونه سيستم ها در صورت نبود باگ هاي فني، مي توانند با دقت 100% اطلاعات صحيح را ذخيره و انتقال دهند.

اتوماسيون هاي اداري جامع با ساده سازي و خودكار كردن فرايند هاي روزمره، نقش اساسي در مديريت و صرفه جويي زمان دارند و همچنين كاهش استفاده كاغذ و حمل و نقل باعث كنترل هزينه هاي جاري مي شود.

اتوماسيون هاي اداري، همانطور كه اشاره شد نقش بسزايي در ايجاد روند هايي منظم و سازمان يافته دارند كه مي تواند بطور قابل ملاحظه اي در صرفه جويي هزينه ها، زمان و منابع به هر كسب و كاري كمك كند.